por Cristiane Collich Sampaio

Com a ampliação do acesso à web e a evolução dos controles eletrônicos, também os postos vêm passando por severa transformação, especialmente no que diz respeito a seus sistemas contábeis, administrativos e fiscais e sua estrutura de tecnologia da informação (TI).

Ainda que essa transformação não se dê com o mesmo ritmo em todo o país, a recomendação é que os postos possuam, como configuração mínima, os seguintes itens (entre equipamentos, programas etc.): micro para o escritório, com conexão a internet (preferencialmente de banda larga e com IP fixo); micro ou thinclient para o PDV da pista ou da loja; programa concentrador de bombas; emissor de cupom fiscal (ECF); impressora fiscal térmica; impressora a laser ou a jato de cera, para impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e demais relatórios gerenciais; e, ainda, certificado e CNPJ para emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e/ou transmissão do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Cuidados e certificados

Leonardo Wascheck, diretor de TI da Intercamp Sistemas, destaca que desde que a emissão do PAF-ECF se tornou obrigatória, a interligação das bombas ao concentrador também passou a ser obrigatória. Com isso, dependendo do estado, os postos que não se adequaram a essa exigência estão sujeitos a multas que podem variar de R$ 1,5 mil a R$ 6 mil.

Conforme explica, hoje o software de frente de caixa deve ter laudo, com validade de um ano, que ateste junto aos institutos certificadores, que ele atende aos requisitos legais vigentes. A empresa desenvolvedora do programa também deverá se cadastrar na secretaria estadual dos estados onde se encontram os postos que atender. Assim, o revendedor deve exigir esses documentos do seu fornecedor de TI e ficar atento à validade do laudo.

É importante ainda adquirir um software já preparado para o Sped, tal como a NF-e e o Sped contábil, e que o contador verifique se o produto atende a suas necessidades. Outra dica é obter referências de outros postos sobre o produto escolhido.

Leonardo adverte os empresários quanto à homologação dos equipamentos. “Nem todos os modelos de impressoras fiscais, TEF e de automação de bombas rodam em todos os softwares do mercado”. Assim, antes de adquiri-los, o revendedor deve observar esse quesito, evitando surpresas e prejuízos, alerta. 

Para efeito de fiscalização, os registros fiscais e contábeis devem ser mantidos por, no mínimo, cinco anos, em backups em mídias externas, como pen drives, HDD externos e por meio de hospedagem em provedores, considerado o mais confiável pelo diretor da Intercamp. 

Mas há outras novidades fiscais e contábeis em gestação. Ocorreu prorrogação do prazo de entrega dos dados do Sped PIS/Cofins para fevereiro de 2012, mas não para o fato gerador, cuja data inicial continua sendo 1º de julho de 2011. Leonardo Wascheck recomenda aos revendedores a não deixar a entrega de todos os arquivos do Sped para a última hora; devem fazer isso paulatinamente, até a data-limite, para evitar a perda do prazo.

Outra obrigação é quanto à entrega do Sped contábil do ICMS e do IPI. Nesses casos o prazo de entrega dos dados dependerá do tipo de regime tributário e do estado em que a empresa está localizada.

Situações e necessidades diferentes

O diretor de TI da Intercamp Sistemas salienta que se o posto se dedicar a outras atividades, como troca de óleo, lavagem de veículos e vendas em loja, por exemplo, deve ficar atento a outros pontos. “Caso as atividades caracterizadas segundo a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (Cnae) constarem do mesmo CNPJ, a empresa poderá realizar todas as operações do posto num único PDV acoplado a um emissor de cupom fiscal (ECF)”. Mas quando houver CNPJ diverso para as diferentes atividades, deverá haver um ECF para cada uma.

Entretanto, se o município no qual o posto está instalado já aderiu à nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e), como a capital paulista, não poderá ser emitido cupom fiscal para essas atividades – que, portanto, não precisam de equipamento de ECF –, mas apenas relatório gerencial do recibo provisório de serviço (RPS). Nesse sistema, num prazo de 10 dias, o estabelecimento é obrigado a emitir a NFS-e ao cliente pelo site da prefeitura ou pelo sistema do posto, explica Leonardo Wascheck.

Como visto, embora as determinações federais quanto aos controles fiscais e contábeis sejam válidas em todo o país, as exigências estaduais e municipais podem variar caso a caso. Diante disso, para o técnico da Intercamp “o ideal, é que o revendedor se reúna com seu contador e com a software house que atende o posto, para padronizar as informações com relação a obrigações, processos e prazos”.