por Denise de Almeida

A pilha de papéis e documentos inerentes à relação de trabalho que se acumula no escritório dos postos de combustíveis sempre gera dúvidas entre os revendedores, mesmo porque, segundo o advogado Vanderlei Xavier dos Santos, do escritório Monticelli Breda, que presta serviços na área jurídico-trabalhista do Sincopetro, em muitas situações, esses documentos são os mais eficientes comprovantes de que todas as obrigações do empregador foram cumpridas perante a lei, ainda que se passem décadas da contratação e/ou demissão do funcionário.

Nesse sentido, ele orienta os associados no tempo de guarda dos documentos relativos aos funcionários. Veja o que exige a legislação!

Guarde por dois anos

Aviso prévio**;

Pedido de demissão**;

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho**.

Guarde por três anos

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).

Guarde por cinco anos

Acordo de prorrogação de horas;

Atestado médico;

Autorização para descontos não previstos em lei;

Cartão de ponto;

Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);

Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.);

Documentos relativos à eleição da CIPA;

Guia de recolhimento de contribuição sindical;

Recibo de férias;

Recibo de 13o. salário;

Recibo de entrega do Requerimento do Seguro Desemprego (SD);

Recibo de adiantamento de salário;

Recibo de pagamento de salário;

Recibo de entrega de vale-transporte.

Guarde por dez anos

Documentos sujeitos à fiscalização do INSS, como folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos, GPS, CAT etc.;

PIS/PASEP;

Salário-Educação.

Guarde por vinte anos

Dados obtidos nos exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do empregado).

Guarde por trinta anos

Documentos relativos ao FGTS.

Guarde por tempo indeterminado

Livros de atas da CIPA;

Livros de Inspeção do Trabalho;

Contrato de trabalho;

Livros ou fichas de registro de empregados;

RAIS.

** Apesar de a legislação determinar o período de guarda de dois anos para estes documentos, é aconselhável que os mesmos sejam mantidos em arquivo por cinco anos, período em que prescreve a possibilidade de uma ação trabalhista por parte do antigo empregado.

Limpando gavetas em casa

O Ibedec (Instituto Brasileiro de Estudo e Defesa das Relações de Consumo) orienta quanto aos comprovantes de pagamento de despesas do dia-a-dia que também devem ser mantidos arquivados por determinado prazo.

Guarde por um ano

Extratos bancários.

Guarde por três anos

Recibos de pagamentos de aluguel;

Recibos de diárias de hotéis;

Recibos de pagamento de restaurante.

Guarde por cinco anos

Tributos (IPTU, IPVA, IR, outros);

Contas de água, luz, telefone e gás;

Recibos de assistência médica;

Recibos de mensalidades escolares;

Pagamento de cartões de crédito;

Recibos de pagamentos a empregados domésticos;

Recibos de pagamento de condomínios.

Guarde por vinte anos

Documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS.