Manter a contabilidade do posto de combustíveis em dia não requer grande habilidade ou alto investimento e tampouco consome muito tempo, caso o revendedor realize o fluxo de caixa. O conceito é simples: registro das despesas e receitas, utilizando duas operações matemáticas: soma e subtração. Com isso, é possível visualizar as sobras ou faltas de caixa antes mesmo que ocorram, possibilitando melhor planejar ações futuras.
O consultor da Prólucro Desenvolvimento Empresarial, Flávio Barcellos Guimarães, enxerga outros benefícios para os donos de postos. Eles não precisarão dedicar muito tempo às atividades financeiras, pois podem planejar a semana inteira num único dia; terão mais tempo para tomar decisões, pois verão os problemas de caixa com antecedência, o que também lhes permitirá conquistar melhores condições de negociação com bancos e fornecedores; e, por fim, entenderão melhor o seu negócio, planejando suas ações com mais segurança. Embora inúmeros softwares realizem fluxo de caixa, Guimarães diz que não abre mão da planilha eletrônica do bom e velho Excel.
Monte uma planilha com nove colunas. Preencha a primeira conforme as instruções abaixo e reserve as demais para cada dia da semana, de segunda-feira à segunda-feira.
O que preencher em cada campo:
Datas: identificar o período ao qual a planilha se refere. Cada planilha cobre uma semana, de segunda a segunda, não se prendendo aos dias do mês.
Saldo do caixa: é quanto há no caixa, no início do dia; indica o dinheiro disponível.
Recebimentos (entradas): é a soma de todo o dinheiro que entrou no dia, na qual também podem ser lançados os recebimentos futuros. No caso de diversos recebimentos no mesmo dia, some tudo e coloque o valor total na linha que se chama recebimentos.
Pagamentos (saídas): é a soma de todo dinheiro que saiu no dia. Nesta linha também podem ser lançados os pagamentos futuros.
Saldo do dia: é a diferença entre o que saiu e o que entrou durante o dia. Esse valor deverá ser somado (se ele for positivo) ou subtraído (se ele for negativo) do valor que havia no início do mesmo dia, para se saber com quanto dinheiro iniciará o dia seguinte.
Fonte: Sebrae-SP